প্রফেসরকে প্রথম ইমেইল - এই ভুলগুলো করলেই (প্রায়) শ্যাষ!

Written on October 19, 2020 , Last updated on: October 21, 2020

উইলিয়াম মেরিতে আছি দুই বছর পূর্ণ হলো কয়েক মাস আগে। এই সময়ে Ph.D. এর জন্য এপ্লিকেশন করা অনেকের সিভি মাঝে মধ্যেই আমার সুপারভাইজিং প্রফেসররা সহ অন্য প্রফেসররাও দেখতে দিয়েছে। সেসব থেকে, পাশাপাশি টুইটার বা অন্যান্য সোশ্যাল মিডিয়াতে একাডেমিক লোকজনদের আলাপ থেকে বেশ কিছু ভুলের ব্যাপারে শুনেছি বা শিখেছি যেগুলো না জানলে করা খুবই সহজ। এগুলো করার কারণে প্রফেসররা বেজায় নাখোশও হতে পারে, আপনার প্রোফাইল ভালো হলেও। পঁচা শামুকে পা কাটুক এটা কে চায় বলুন?

সেজন্যই এই লেখাটা। প্রতিটার জন্য একটা করে রেটিং ১-৫ এর ভিতরে, যেখানে ৫ মানে সবচেয়ে খারাপ:

অপেশাদার বা উদ্ভট ইমেইল এড্রেস

এটা দেখে স্প্যাম বক্সে পাঠিয়ে দিতেই পারে যেকেউ, ইমেইল না পড়েই। কাজেই চেষ্টা করুন আপনার নাম, বা নামের সাথে প্রতিষ্ঠান যোগ করে ইমেইল এড্রেস তৈরি করতে। যেমন আমার প্রাতিষ্ঠানিক ইমেইল এড্রেস পাবার আগে ছিলো ইউজারনেম ছিলো amit.iitdu

1
2
3
4
5

ইমেইল ট্র্যাকার ব্যবহার করা

যে কোন প্রফেসরের মেজাজ বিগড়ে দেবার জন্য যথেষ্ঠ। ইমেইল ট্র্যাকার মানে আপনি তার ব্যক্তিগত তথ্য জানতে চাইছেন, তার অনুমতি না নিয়েই।

1
2
3
4
5

কপি পেস্ট করে একই ইমেইল পাঠানো সবাইকে

প্রফেসররা দৈনিক যদি ১০টা ইমেইল পায়, তার মাঝে আপনারটা থাকে একদম সাধারণ যেটা সবাইকে পাঠানোর মতো, কিন্তু সেই প্রফেসরের কাজের সাথে কোনই সম্পর্ক নাই, সেক্ষেত্রে আপনারটা গুরুত্বের হিসাবে ১০ নাম্বার হবে তাতে আশ্চর্যের কি আছে!

1
2
3
4.5
5

অন্যের SoP দেখে দেখে নিজের SoP বানানো

ধারণা পাবার জন্য দেখতে পারেন, কিন্তু সবচেয়ে ভালো এপ্রোচ হচ্ছে নিজেরটা নিজে আগে লেখা, গাইডলাইন যা যা আছে সেগুলো পড়ে তারপর। এর পরে আপনি অন্যদের টা দেখতে পারেন, কিন্তু অবশ্যই অবশ্যই নিজেরটা লেখার সময়, বা পরিবর্তনের সময় স্বকীয়তা বজায় রাখবেন।

1
2
3
4.5
5

ব্যক্তিগত প্রোফাইলে হানা দেয়া

অনেকে আছে বাংলাদেশ সময়ে শুক্রবার প্রফেসরকে ইমেইল করবে। তারপরে দুইটা দিন অপেক্ষা করে রবিবার আবার ইমেইল করবে। তারপরেও উত্তর না পেলে পরেরদিন ফেসবুক টুইটার এসব খুঁজে বার করে সেখানে ব্যক্তিগত বার্তা দেয়া শুরু করবে।

এই এপ্রোচে কয়েকটা সমস্যা আছে। প্রফেসররা নিতান্ত জরুরী না হলে কোন ইমেইল ৪৮ঘন্টার আগে দেখবে না ধরে নিন, তার পরেও দেখত পারে। আর সবাই কাজ আর ব্যক্তিগত জীবনকে আলাদা করে রাখে। কাজেই শুক্রবারের ইমেইল তারা রবিবারের ভিতর দেখবেও না, গুনবেও না। ৪৮ ঘন্টা গোনা শুরু হবো সোমবার থেকে, সেইভাবে হিসেব করা লাগবে। আর আপনি ব্যক্তিগত বার্তা দিলে তারা বেজায় বিরক্ত হবে, কারণ আপনি প্রফেশনাল বাউন্ডারি মানছেন না বলে।

1
2
3
4
5
6

অন্তসারবিহীন ইমেইল করা

প্রফেসরদের ইমেইল করবেন ভালো কথা, আগে দেখুন প্রফেসর কি নিয়ে কাজ করে, আপনার সেরকম কাজ করতে ভালো লাগে নাকি, অভিজ্ঞতা আছে নাকি। সেটা না করে আপনি যদি ইমেইল করেন টেম্পলেটের মতো: “আমি তোমার কাজ ভালো পাই, আমাকে নাও” তাহলে প্রফেসররা আপনাকে আলাদা দৃষ্টিতে দেখবে না তা বলাই বাহুল্য। তার কাজ নিয়ে পড়াশুনা করে দেখুন, সেটায় কি কি উন্নতি করা যায় বা আর কিছু যোগ করা যায় সেটা নিয়ে ঘাটুন। তারপরে সেটা নিয়ে আপনি আলাপ করতে ইমেইল করুন। এভাবে আলাপ করতে করতে আপনার বুদ্ধিবৃত্তিক সক্ষমতা থাকলে প্রফেসরই আপনাকে পেতে অস্থির হয়ে যাবেন। 😉

1
2
3
4.5
5